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商务宴请的组织与准备细节
2015年10月30日

商务宴请的组织与准备细节

  宴请是国际交往中最常见的交际活动之一。各国宴请都有自己国家或民族的特点与习惯。国际上通用的宴请形式有宴会、招待会、茶会、工作进餐等。举办宴请活动采用何种形式,通常根据活动目的,邀请对象以及经费开支等各种因素而定。
 
  商务宴请的组织与准备细节:
 
  1、确定宴请对象、规格和范围
  其依据是宴请的性质、目的、主宾人的身份、国际惯例及经费等。
 
  2、确定宴请的时间、地点
  宴请的时间应对主、客双方都合适。驻外机构举行较大规模的活动,应与驻在国主管部门商定时间。注意不要选择对方的重大节日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。宴请的地点可分为两种情况:如是官方正式隆重的活动,一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行;其余单位宴请则按活动性质、规模大小、形式等实际可能而定。
 
  3、宴会邀请
  宴会邀请一般均发请柬,亦有手写短笺、电话邀请。邀请不论以何种形式发出,均应真心实意、热情真挚。
  请柬内容包括活动时间及地点、形式、主人姓名。行文不用标点符号,其中人名、单位名、节日和活动名称都应采用全称。中文请柬行文中不提被邀请人姓名(其姓名写在请柬信封上),主姓名放在落款处。请柬格式与行文方面,中外文本的差异较大,注意不能生硬照译。请柬可以印刷也可手写,手写字迹要美观、清晰。
  请柬信封上被邀请人的姓名、职务要书写准确。国际上习惯对夫妇两人发一张请柬,我国而如遇需凭请柬入场的场合则每人一张。正式宴会,最好能在发请柬之前排好席次,并在信封下角注上席次号。请柬发出后,应及时落实出席情况,准确记载,以便调整席位。
  请柬一般提前一周至二周发出。已经口头约妥的活动,仍应补送请柬,在请柬右上方或下方注上“To remind”(备忘)字样。需安排座位的宴请活动,应要求被邀者答复能否出席。请柬上一般注上R.S.V.P.(请答复)法文缩写字样,并注明联系电话,也可用电话询问能否出席。
 
  4、订菜
  宴请的菜谱根据宴请规格,在规定的预算标准内安排。选菜不应以主人的喜好为标准,主要考虑主宾的口味喜好与禁忌。菜的荤素、营养、时令与传统菜及菜点与酒品饮料的搭配要力求适当、合理。不少外宾并不喜欢我国的山珍海味。地方上宜以地方食品招待,用本地名酒。菜单经主管负责人同意后,即可印制,菜单一桌备二至三份,至少一份。
 
  5、宴会席位安排
  总的原则,既要按礼宾次序原则作安排,又要有灵活性,使席位安排有利于增进友谊和席间的交谈方便。
  正式宴会一般均排席位,也可只排部分客人的席位,其他人只排桌次或自由入座。国际上的习惯,桌次高低以离主桌位置远近而定,右高左近。桌数较多时,要摆桌次牌。同一桌上,席位高低以离主人的座位远近而定。外国习惯,男女掺插安排,以女主人为准,主宾在女主人右上方,主宾夫人在男主人右上方。我国习惯按各人本身的职务排列,以便于谈话,如夫人出席,通常把女方排在一起,即主宾坐男主人右上方,其夫人坐女主人右上方。礼宾顺序并不是排席位的唯一依据,尤其是多边活动,更要考虑到客人之间的政治关系,政见分歧大,两国关系紧张的要尽量避免安排在一起。此外还要适当照顾到各种实际情况。席位排妥后要着手写座位卡。我方举行的宴会,中文写在上面,外文写在下面。
 
  6、宴会现场布置
  宴会厅和休息厅的布置,取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置,应该严肃、庄重、大方,不宜用霓虹灯作装饰,可用少量鲜花(以短茎为佳)、盆景、刻花作点缀。如配有乐队演奏席间乐,乐队不要离得太近,乐声宜轻。最好能安排几曲主宾家乡乐曲或他(她)所喜欢的曲子。
  一般说来,宴会可用圆桌,也可用长桌或方桌,一桌以上的宴会,桌子之间的距离要适当,各个座位之间也要距离相等。冷菜会的菜台用长方桌;而酒会一般摆设小圆桌或茶几。宴会休息厅通常放小菜几或小圆桌。
 
  7、餐具的摆放
  根据宴请人数和酒、菜的道数准备足够的餐具。餐具上的一切用品均要清洁卫生,桌布、餐巾都应浆洗洁白熨平。玻璃杯、酒杯、筷子、刀叉、碗碟,在宴用之前应洗净擦亮。
  中餐具的摆放。中餐用筷子、盘、碗匙、小碟等。小杯放在菜盘上方。右上方放酒杯,酒杯数与所上酒的品种相同。餐巾叠成花插在水杯中,或平放于菜盘上。我国宴请外国宾客,除筷子外,还摆上刀叉。酱油、醋、辣油等佐料,通常一桌数份。公筷、公勺应备有筷、勺座,其中一套放于主人面前。餐桌上应备有烟灰缸、牙签。
  西餐具的摆放。西餐具有刀、叉、匙、盘、杯等。刀分食用刀、鱼刀、肉刀、奶油刀、水果刀,叉分食用叉、鱼叉、龙虾叉,匙有汤匙、茶匙等,杯有茶杯、咖啡杯、水杯、酒杯等。会上有几道酒,就配有几种酒杯。公用刀叉规模一般大于食用刀叉。西餐具的摆法是:正面放食盘(汤盘),左手放叉右手放刀,面包奶油盘在左上方。吃西餐时应右手持刀,左手握叉。先用刀将食物切成小块,再用叉送入嘴里。正餐中刀叉的数目与上菜的道数相等,并按上菜顺序由外至内排列,刀口向内。取用刀、叉时,亦应按照由外而内顺序,吃一道菜,换一套刀叉。撤盘时,一并撤去使用过的刀叉。
 
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